Для ефективного функціонування ОСББ, особливо створеного у великих будинках, необхідний персонал, який забезпечуватиме його безперебійну роботу. Водночас під час формування штату надзвичайно важливо дотримуватися належної процедури прийняття на роботу.

Адже упущення окремих нюансів може не лише порушити трудові права найманих працівників, але й, окрім того, наразити ОСББ на серйозні санкції з боку контролюючих органів. У зв’язку із цим до вашої уваги — наш матеріал

Прийняття працівників на роботу в ОСББ належить до повноважень голови правління ОСББ, — так випливає з п. 16 Типового статуту об’єднання співвласників багатоквартирного будинку, затвердженого наказом Державного комітету України з питань житлово-комунального господарства від 27.08.2003 р. № 141 (далі — Типовий статут).

Таким чином, маємо ОСББ і працевлаштованого голову правління. Що далі?

Умовно процес формування штату працівників ОСББ можна поділити на декілька етапів. Розгляньмо кожен із них почергово.

І. Затвердження штатного розпису

Передусім необхідно визначитися із чисельністю майбутніх працівників і затвердити штатний розпис. Завважимо, що ані Закон України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку» від 29.11.2011 р. № 2866-III (далі — Закон № 2866), ані Типовий статут чітко не регулюють, до чиєї компетенції належать відповідні питання.

Вважаємо, що безпосередньо затвердити структуру й штатну чисельність, а також штатний розпис має голова правління. Однак узгодити, працівники яких професій та в якій кількості мають бути найняті, варто колегіально — на засіданні правління. Водночас з урахування затвердженого на загальних зборах кошторису слід попередньо обговорити розміри посадових окладів: чи на повну ставку працюватимуть ті або інші працівники тощо.

Які саме посади треба передбачити в штатному розписі ОСББ, залежить від багатьох факторів.

Скажімо, якщо голова правління ОСББ володіє належними знаннями та навичками, на нього можна покласти обов’язки бухгалтера, і не вводити посаду останнього до штату. Так само можна обійтися без касира, якщо доручити приймання, зберігання та видачу готівки бухгалтеру чи все тому ж голові правління.

Окрім того, при визначенні штатного розпису має важливе значення, чи залучатиме ОСББ управителя. Так, якщо утримання будинку покладатиметься лише на ОСББ, вочевидь знадобляться прибиральники, сантехнік, електрик тощо. Якщо ж частину функцій з утримання будинку буде покладено на управителя, саме останньому можна доручити організацію прибирання будинку та прибудинкової території, а також здійснення дрібних поточних робіт з обслуговування будинку.

ІІ. Пошук кандидатів на штатні посади

З’ясувавши, скільки працівників та якої професії необхідно, саме час розпочинати пошук кандидатів.

Часто-густо в ОСББ працевлаштовуються мешканці будинків, у яких такі об’єднання утворені. Тож розпочати пошук можна, розповсюдивши оголошення про вакансії серед співвласників. Альтернативний варіант — дошки оголошень у під’їздах сусідніх будинків, мережа Internet тощо.

У будь-якому разі варто пам’ятати, що оголошення про вакансію не повинно містити будь-яких обмежень за віком, статтю, расою, кольором шкіри, мовою, майновим станом, місцем проживання, політичними або релігійними переконаннями тощо. Адже подібні обмеження є порушенням ст. 11 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI, ст. 241 Закону України «Про рекламу» від 03.07.1996 р. № 270/96-ВР та загрожують штрафом.

ІІІ. Відбір резюме, що відповідають вимогам, зазначеним у вакансії, та проведення співбесіди

Доручити це завдання можна як голові правління ОСББ, так і будь-якому іншому члену (членам) правління.

Під час співбесіди передусім варто якомога детальніше поінформувати кандидата на посаду про його потенційні обов’язки та переконатися, що він володіє необхідними знаннями та навичкам для виконання тієї чи іншої роботи.

Та й, звісно ж, обов’язково потрібно з’ясувати, чи немає, бува, обставин, що згідно із законодавством можуть слугувати перешкодою для його працевлаштування. Скажімо, чи досяг кандидат віку, з якого можливе працевлаштування (ст. 188 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпП), чи немає протипоказань за станом здоров’я для виконання тієї чи іншої роботи (ч. 6 ст. 24 КЗпП), чи не встановлено для такої особи обмежень щодо роботи за сумісництвом, якщо особа планує працювати саме на таких засадах (постанова Кабміну від 03.04.1993 р. № 245) тощо.

Якщо кандидат підходить за всіма критеріями, лишається обговорити умови оплати праці¹, а також час, з якого особа може приступити до виконання своїх обов’язків.

^{1 Інколи на практиці співвласники, які не мають змоги сплачувати грошові внески на утримання будинку, пропонують замість цього прибирати будинок або виконувати будь-яку іншу роботу. Звертаємо увагу, що такі особи, за погодженням з органами управління ОСББ, можуть працювати на громадських засадах. Якщо ж їх працевлаштувати — так чи інакше доведеться платити заробітну плату: здійснити взаємозалік заборгованостей співвласників по внесках і ОСББ по заробітній платі не можна.}

IV. Укладення трудового договору

Передусім нагадаємо: трудовий договір — угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або вповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або вповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язуються виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін (ч. 1 ст. 21 КЗпП).

Згідно із ч. 1 ст. 24 КЗпП, трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі. Цією ж нормою передбачені випадки, коли додержання письмової форми трудового договору є обов’язком. Серед таких випадків особливо звертаємо увагу на один — коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі.

У трудовому договорі (а якщо він укладається не в письмовій формі, то — у наказі голови правління про прийняття працівника на роботу) слід зафіксувати, зокрема: місце роботи; посаду (згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010); дату, з якої працівник має приступити до роботи; посадові обов’язки працівника; умови оплати праці (посадовий оклад, можливі доплати); режим роботи; основна це робота для працівника чи робота за сумісництвом тощо.Альтернативою письмовому договору є оформлення трудових відносин шляхом написання працівником заяви про прийняття на роботу й наступної видачі роботодавцем (у нашому випадку — головою правління ОСББ) наказу (останній, до речі, необхідно видати й у тому випадку, якщо трудовий договір укладатиметься в письмовій формі — цього вимагає ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Також завважте: під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Серед інших документів виділимо такі, як: довідка про ідентифікаційний номер, військовий квиток, свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, заява про надання згоди на обробку персональних даних тощо.
Окремо завважимо: при працевлаштуванні бухгалтера, касира чи особи, яка відповідатиме безпосередньо за отримання та зберігання готівки у вигляді внесків співвласників на утримання будинку, одночасно з трудовим договором із такою особою слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

V. Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу — це слідує із ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Форма Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення) наведена в додатку до постанови Кабміну від 17.06.2015 р. № 413.

Якщо ОСББ уклало трудові договори одночасно із шістьма особами чи більше — подавати Повідомлення доведеться засобами електронного зв’язку (з використанням електронного цифрового підпису) або на паперових носіях разом із копією в електронній формі. Якщо було працевлаштовано п’ять осіб чи менше — Повідомлення можна подати в паперовій формі.

Серед іншого у формі Повідомлення зазначаються дата й номер наказу або розпорядження про прийняття працівника на роботу, а також дата початку роботи. Водночас завважте: дата наказу повинна передувати даті фактичного допуску працівника до роботи.

Підписувати відповідне Повідомлення має голова правління ОСББ, а після того, як буде працевлаштовано бухгалтера, — також і останній.

Окрім того, після працевлаштування бухгалтера про відповідний факт слід поінформувати органи ДФСУ шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». Зробити це слід у десятиденний строк із дня прийняття бухгалтера на роботу (п. 9.3 р. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588).

Якщо ж працевлаштована особа є військовозобов’язаним або призовником — додатково про прийняття таких осіб на роботу в семиденний строк необхідно оповістити військові комісаріати (п. 3.4 р. ІІІ Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністра оборони України від 15.12.2010 р. № 660).

VІ. Допуск працівника до роботи

Перш ніж допустити працівника до роботи, роботодавець зобов’язаний:

\t
• роз’яснити працівникові його права й обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги й компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства та колективного договору;
\t
• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
\t
• визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
\t
• проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Такі вимоги містить ст. 29 КЗпП.

Завважимо: у випадку з ОСББ говорити про внутрішній трудовий розпорядок можна хіба що умовно. Адже, наіймовірніше, більшість працівників буде працевлаштовано на неповний робочий день, і працюватимуть вони за сумісництвом. Тож, погодити графік роботи слід іще раніше — під час співбесіди, а надалі закріпити в трудовому договорі чи в наказі про прийняття на роботу.

Починаючи з першого дня допуску на роботу, робочий час працівників слід обліковувати в табелі робочого часу.

VІІ. Інше документальне оформлення

У разі якщо робота в ОСББ для найнятого працівника є основною — в обов’язковому порядку слід зробити запис про неї в трудовій книжці. Пунктом 2.2 гл. 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцполітики від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58), установлено строк, протягом якого це потрібно зробити, — не пізніше, аніж протягом тижня з дня прийняття працівника на роботу.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться лише за місцем основної роботи. Запис до трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом може бути здійснено за бажанням працівника (п. 1.1 гл. 1, п. 2.14 гл. 2 Інструкції № 58).

Записи до трудової книжки працівників має робити голова правління ОСББ.

Окрім того, на працівника має бути заповнена особова картка (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656). У загальному випадку заповнювати таку картку має працівник кадрової служби. Однак, оскільки доцільність створення останньої в ОСББ під сумнівом, робити це слід голові правління або бухгалтеру — залежно від того, на кого покладені відповідні обов’язки. Із заповненою карткою працівника має бути ознайомлено під підпис.

Таким є загальний порядок прийняття працівників на роботу в ОСББ. Сподіваймося, наші роз’яснення стануть вам у пригоді!