«Один на двох стільцях»: голова та водночас бухгалтер ОСББ. Чи допустимо це?

1 перегляди

05.02.2017

Один із можливих напрямів економії, до якого часом удаються співвласники з метою скорочення витрат, є обрання головою правління ОСББ особи, компетентної в питаннях ведення бухгалтерського обліку, з наступним дорученням їй відповідних обов’язків. Однак, чи правильно це з точки зору чинного законодавства та які практичні наслідки такого поєднання обов’язків?

Розпочнімо з основного: виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера НЕ суперечить чинному законодавству.

Так, згідно із ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996), однією з форм організації бухгалтерського обліку на підприємстві1 є самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства2.

Наведена норма цілком стосується випадків ведення бухобліку головою правління ОСББ. Адже правління є органом, котрий обирається для керівництва поточною діяльністю об’єднання (згідно із ч. 17 ст. 10 Закону України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку» від 29.11.2001 р. № 2866-ІІІ, далі — Закон № 2866), а отже — голову правління цілком можна вважати керівником.

Додатковим аргументом на користь можливості виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера може слугувати частина 20 ст. 10 Закону № 2866, якою до компетенції правління віднесено в тому числі й ведення бухгалтерського обліку та звітності про діяльність об’єднання.

Далі розгляньмо деякі практичні питання, пов’язані з наділенням голови правління ОСББ обов’язками бухгалтера.

Як правильно оформити покладення на голову правління ОСББ обов’язків бухгалтера?

Передусім слід виходити з того, на яких засадах голова правління ОСББ виконує свої обов’язки — громадських чи за трудовим договором.

На замітку! Випадок, коли голова правління працює за цивільно-правовим договором, окремо не розглядатимемо. Адже в статті «Чи можна з головою правління ОСББ укласти цивільно-правовий договір» ми свого часу дійшли висновку, що такий спосіб організації відносин ОСББ із головою правління не узгоджується із чинним законодавством.

Голова правління ОСББ виконує обов’язки на громадських засадах

Так, якщо голова правління ОСББ виконує обов’язки на громадських засадах, варіантів небагато. Найчастіше в такому випадку єдиним юридично значущим документом, що визначає обов’язки голови правління, є статут ОСББ. Отож, якщо буде прийнято рішення, що голова правління виконуватиме обов’язки бухгалтера, це має зазначатися в установчих документах об’єднання.

Якщо рішення про покладення обов’язків бухгалтера на голову правління приймається на етапі, коли ОСББ уже зареєстроване, потрібно внести зміни до статуту. Звісно, це не найпростіший шлях. Адже, окрім того, що доведеться скликати загальні збори співвласників, необхідно буде ще й зареєструвати нову редакцію установчих документів, сплативши за це адміністративний збір.

На замітку! У 2017 році плата за державну реєстрацію змін до установчих документів ОСББ становить 480 грн (абз. 8 ч. 1 ст. 36 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV).

Отож радимо на етапі затвердження статуту ОСББ у частині визначення обов’язків голови правління прописувати, що наведений перелік таких обов’язків не є вичерпним і деталізується в положенні про обов’язки голови правління ОСББ (у разі ж якщо останній працює за трудовим договором — у посадовій інструкції голови правління ОСББ). У такому випадку за умови покладення на голову правління обов’язків із ведення бухгалтерського обліку (як, власне, і будь-яких інших), достатньо буде внести зміни до відповідного положення про обов’язки (посадової інструкції).

Голова правління ОСББ працює за трудовим договором

У разі якщо голова правління є найманим працівником (перебуває в трудових відносинах з ОСББ) — альтернатив дещо більше.

Річ у тім, що в такому випадку постає питання щодо наявності суміщення професій (посад) — ситуації, коли працівник виконує на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) чи обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.

Суміщення може мати місце в тому випадку, якщо штатним розписом ОСББ передбачена окрема посада бухгалтера. У такому разі є 2 можливих варіанти дій:

унести зміни до штатного розпису, вивівши з нього посаду бухгалтера;
оформити покладення обов’язків із ведення бухгалтерського обліку на голову правління ОСББ як суміщення.

Відверто кажучи, перший варіант є привабливішим. Адже суміщення професій вважається зміною істотних умов праці, тож голова правління ОСББ повинен бути повідомлений про це не пізніше ніж за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпПУ). Окрім того, при суміщенні професій (посад) працівникові за це має здійснюватися доплата (ст. 105 КЗпПУ).

У разі якщо посада бухгалтера в штатному розписі відсутня, процедура покладення обов’язків із ведення бухобліку на голову правління, що є найманим працівником, схожа з тією, що застосовується під час виконання головою правління своїх обов’язків на громадських засадах: необхідно внести зміни до посадової інструкції, а якщо в статуті наведено виключний перелік обов’язків голови правління — також викласти в новій редакції установчі документи.

Щоправда, існує ще один нюанс: якщо з головою правління трудовий договір укладено в письмовій формі, до останнього також потрібно буде внести відповідні доповнення й уточнення (шляхом оформлення додатка до такого договору).

Відповідно, якщо ще на етапі створення ОСББ було погоджено, що голова правління водночас працюватиме бухгалтером, відповідні обов’язки треба передбачити в статуті, трудовому договорі та посадовій інструкції ще на початку.

Деякі наслідки покладення на голову правління ОСББ обов’язків бухгалтера

У ситуації, коли обов’язки голови правління та бухгалтера виконує одна й та ж особа, варто звернути увагу на деякі практичні нюанси.

По-перше, один із важливих обов’язків бухгалтера — складення та подання податкової звітності. Традиційно така звітність скріплюється одночасно двома підписами — керівника та бухгалтера. Водночас у пп. 48.5.1 Податкового кодексу України законодавець передбачив таке: у разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується цим керівником. Тобто вповноважувати будь-яку іншу особу (скажімо, із числа членів правління) на підписання податкової звітності разом із головою правління немає потреби.

По-друге, саме підпис бухгалтера, як правило, є другим підписом, що зазначається в картці зі зразками підписів і відбитка печатки при відкритті поточного рахунка юридичній особі (абз. 2 п. 18.2 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492, далі — Інструкція № 492). Своєю чергою, у п. 18.6 Інструкції № 492 закріплено: за рахунками юридичних осіб і рахунками відокремлених підрозділів, у штатному розписі яких немає осіб, котрим може бути надане право другого підпису, до банку подається засвідчена картка зі зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. У цьому разі під час складання картки в графі, що призначена для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі немає таких осіб. Тобто, знову ж таки, без другого підпису цілком можна обійтися.

Звернімо увагу ще на одне доволі важливе питання. Згідно із ч. 6 ст. 22 Закону № 2866, для фінансування самозабезпечення об’єднання співвласники сплачують відповідні внески та платежі в розмірах, установлених загальними зборами об’єднання. Якщо відповідні внески здійснюються готівкою (а саме так типово й відбувається на практиці), ОСББ потрібна каса, а отже — і касир.

З метою, знову ж таки, оптимізації витрат на оплату праці обов’язки касира найчастіше покладаються на бухгалтера. Однак якщо функції бухгалтера виконуватиме керівник, то варіантів 2: або завідувати касою буде доручено все тому ж голові правління, або доведеться працевлаштовувати для цього окрему особу.

Якщо співвласники погодять перший варіант, то перейматися стосовно того, що всі касові документи будуть підписані одним лише головою правління — не варто. Справді, форми таких документів передбачають їх скріплення двома (бухгалтера та касира або керівника та бухгалтера) чи навіть трьома (керівника, бухгалтера та касира) підписами. Однак Національний банк України в листі від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645 дійшов такого висновку: за відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно.

Водночас важливо: якщо голова правління ОСББ виконує обов’язки на громадських засадах, касиром він бути не може. Пояснюється це тим, що, як висновується з п. 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, для того, аби особа могла виконувати обов’язки касира, з нею має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. А укладення таких договорів регламентується саме трудовим законодавством: зокрема — главою ІХ КЗпПУ, а саме — ст. 1351. Тож касиром може бути лише найманий працівник.

Та й наостанок нагадаємо. Якщо покладення обов’язків бухгалтера на голову правління ОСББ відбувається в уже діючому об’єднанні, у якому раніше бухобліком відала інша особа, про передоручення відповідних обов’язків необхідно повідомити органи ДФСУ. А саме — подати реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» у 10-денний строк із дня покладення обов’язків із ведення бухобліку на голову правління (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588).

1 Під «підприємством» Закон № 996 має на увазі всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, які зобов’язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно із законодавством (ч. 1 ст. 2 Закону № 996).

2 Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах. Однак ОСББ не належить ні до одних, ні до інших.

джерело osbb-inform

Поділитись:

Всі новини